Бюлетин
Адрес на НССС
1000 София, п.к. 961
ул. "Алабин" № 33
вх. А, ет. ІІІ, ст. 336
ЕТИЧЕН КОДЕКС
НА СЛУЖИТЕЛИТЕ В СЪДЕБНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ
ЧЛЕНОВЕ НА НССС
Глава първа
Предмет и цел
Предмет
Чл. 1. С този кодекс се установяват правила за етично поведение на служителите от съдебната администрация, които да доведат до запазване и повишаване доверието на обществеността в съдебната система като ефективна, безпристрастна и независима.
Цел
Чл. 2. Настоящият кодекс има за цел да спомогне за постигането на тези правила и да информира обществото за очакваното от служителя поведение, прогласено от кодекса.
Глава втора
Принципи
Законност и правилност
Чл. 3. Служителят следва да изпълнява служебните си задължения съобразно законите на страната, принципите на честност, почтеност, справедливост и добро обслужване на гражданите, които са в основата на този кодекс.
Обективност и добросъвестност
Чл. 4. Служителят е длъжен да изпълнява задълженията си компетентно, добросъвестно и безпристрастно, вземайки предвид само обществения интерес и обстоятелствата по всеки конкретен случай.
Учтивост
Чл. 5. Служителят трябва да бъде учтив както с гражданите, които обслужва, така и с висшестоящите, колегите и подчинените си.
Глава трета
Изпълнение на служебните задължения
Генерална превенция
Чл. 6. В изпълнение на служебните си задължения служителят трябва да не вреди на никого и следва да се отнася с дължимото уважение към правата, задълженията и интересите на всеки.
Еднакво третиране
Чл. 7. При работа и обслужване на граждани служителят трябва да не се отнася с предубеденост или да дискриминира никого на основата на раса, религия, национален произход, пол, физически или психически недъзи или на друго основание.
Спазване на правомощията
Чл. 8. Служителят не трябва по никакъв повод да се отнася с ненужни привилегии към определен индивид или група, както и да злоупотребява с предоставените му правомощия.
Глава четвърта
Обслужване на страните по делата и техните процесуални представители
Бързина
Чл. 9. Съдебният служител е длъжен да предоставя без забавяне информацията по исканията на страните по делата и техните процесуални представители. Той трябва да удовлетворява точно и своевременно тези от тях, които са законосъобразни, и да съдейства за признаването на техните права и законни интереси.
Добро отношение
Чл. 10. Съдебният служител е длъжен да не проявява грубост, невъзпитание и неуважение към гражданите, които обслужва.
Предел на компетентност
Чл. 11. Служителят не дава правни съвети.
Глава пета
Поведение и външен вид
Поведение
Чл. 12. При изпълнение на служебните си задължения и в обществения си живот съдебния служител е длъжен да има поведение, което да не уронва престижа на съдебната система.
Външен вид
Чл. 13. Облеклото и външният вид на служителя следва да съответстват на общоприетия делови стил, възприет при упражняване на ежедневните професионални задължения.
Глава шеста
Злоупотреба със служебно положение
Лично облагодетелстване
Чл. 14. Служителят трябва да не използва длъжността си за лично облагодетелстване или в полза на трети лица, както и за прикриване или освобождаване от задължения или отговорност, включително за членовете на семейството му или за други лица.
Привилегии
Чл. 15. Служителят трябва да не се отнася привилегировано или да предоставя нерегламентиран достъп до документи и информация на бивши съдебни служители или трети лица, освен ако изрично се изисква от закона.
Действие след напускане
Чл. 16. Служителят трябва да спазва разпоредбите на нормативните актове и да не се възползва неправомерно от предишното си служебно положение след напускане на заеманата длъжност.
Глава седма
Несъвместимост
Несъвместимост
Чл. 17. В работно и в извънработно време служителят трябва да не извършва странична дейност, която е несъвместима с изпълнението на служебните му задължения.
Глава осма
Конфликт на интереси
Принципи
Чл. 18. Конфликт на интереси възниква, когато служителят има личен интерес, който му влияе дотолкова, че пречи на безпристрастното и обективно вземане на решения или изпълнение на служебните задължения.
Граници
Чл. 19. Личните интереси на служителя включват всякакво облагодетелстване от заеманото служебно положение за него или семейството му, близки роднини, приятели или лица, с които е работил или е имал политически връзки.
Превенция
Чл. 20. Служителят трябва да избягва всякакви ситуации, които могат да доведат до конфликт на интереси. При появяването на такъв конфликт той е длъжен да информира веднага ръководителя си.
Отвод
Чл. 21. В случай на вече възникнал конфликт на интереси, и само съобразно с нарежданията на ръководителя му, съдебният служител може да се оттегли от служебни си задължения, които са причина за възникването на конфликта.
Личен контрол
Чл. 22. Служителят трябва да не допуска възможност друг служител да го постави в реален или предполагаем конфликт на интереси.
Глава девета
Подкуп
Подкуп
Чл. 23. Съдебният служител не трябва да иска, приема или разпределя подаръци, дарения, хонорари, услуги или други облаги за себе си или семейството си, за близки или колеги, за лица или организации, с които е работил или е имал политически връзки, които може да доведат до пристрастност или да окажат влияние върху изпълнението на служебните му задължения, преценката или функциите му, или да бъдат възнаграждение за това.
Отговорност
Чл. 24. Служител, който приеме или предложи подкуп, получен във връзка със служебните му задължения, или посредничи при даване или приемане на подкуп за друг съдебен служител, носи отговорност по Раздел IV на глава осма от особената част на Наказателния Кодекс на Република България.
Отказ на подкупа
Чл. 25. Ако на съдебен служител бъде предложен подкуп, той е длъжен да откаже приемането му.
Защита на интересите на служителя
Чл. 26. За защита на интересите си той трябва:
1. да се опита да идентифицира личността на предлагащия подкуп и да установи причината за предложението;
2. да избягва продължителни контакти с лицето, предложило подкупа;
3. ако подаръка не може да бъде отказан или върнат, трябва да бъде запазен, но служителят не трябва да се възползва от него;
4. при възможност да осигури свидетели, като например колеги, работещи близо до него;
5. да информира за това прекия си ръководител и компетентните органи максимално бързо;
6. да продължи да работи по обичайния начин, без да взима предвид предложения подкуп.
Глава десета
Поставяне в положение на зависимост
Зависимост от друг
Чл. 27. Служителят трябва да не позволява да бъде поставян или да изглежда поставен в положение на зависимост от когото и да било. Той също не трябва да върши работата си по начин, допускащ влияние от друг.
Глава единадесета
Политическа и обществена дейност
Членуване в политически партии
Чл. 28. Служебният служител има право да членува в политически партии, доколкото не съществува забрана, установена в специален закон.
Правила за поведение
Чл. 29. При осъществяване на служебните си задължения съдебният служител не може да се ръководи и да защитава интересите и волята на политическата партия, в която членува.
Опазване на доверието
Чл. 30. В политическите си изяви или участия в политически или обществени обсъждания,служителят трябва да не накърнява доверието на обществото, на ръководителя и колегите си в способността му да изпълнява служебните си задължения безпристрастно и справедливо.
Глава дванадесета
Опазване на служебна тайна
Правила за предоставяне на информация
Чл. 31. (1) Служителят в съдебната администрация трябва да предоставя информацията, съхранявана от съда, само съгласно правилата за изпълнение на длъжността му и нормативните актове.
(2) Служителят не може да предоставя информация за дейността на съда и хода на делата на медиите. Такава информация се предоставя от председателя на съда или от назначен служител за връзки с обществеността към съда.
Спазване на правилата за служебната тайна
Чл. 32. Служителят трябва да извършва необходимите действия за защита на сигурността и поверителността на информацията, за която е отговорен или му е известна.
Предели на компетентност
Чл. 33. Служителят не трябва да търси информация, до която не може да има достъп в кръга на служебните си задължения. Той не трябва да използва по неподходящ или неправомерен начин информацията или документацията, която получава при или по повод изпълнение на служебните му задължения.
Оповестяване на информацията. Принципи
Чл. 34. Служителят не трябва да задържа официална информация, която следва да бъде оповестена, а също и не може да дава информация, за която знае или има основателни причини да смята, че е невярна или подвеждаща.
Граници на кръга от лица
Чл. 35. (1) Служителят трябва да не разкрива поверителна информация на неупълномощени лица.
Глава тринадесета
Отношения между колеги
Разбирателство и взаимна заменяемост
Чл. 36. Отношенията между съдебните служители се градят на основата на разбирателство и взаимопомощ. Съдебните служители работят в екип и са взаимно заменяеми в работата си. Всички в еднаква степен трябва да изпълняват своите служебни задължения, да спазват регламентираното работно време и трудовата дисциплина.
Отказ от компетентност
Чл. 37. Отсъствието на служител от работното място не може да бъде основание за отказ от изпълнение на служебните задължения на отсъстващия от друг служител в рамките на компетентността му.
Правила за решаване на проблеми
Чл. 38. При възникнал проблем служителят трябва да се обърне за съдействие първо към прекия си ръководител
Глава четиринадесета
Отношения между съдебни служители и магистрати
Добро отношение
Чл. 39. Служителите следва да се отнасят учтиво към магистратите и да пазят техния авторитет.
Етични норми на поведение
Чл. 40. Служителите не трябва да демонстрират близост с магистратите и да коментират публично професионалните и моралните им качества.
Глава петнадесета
Правила за поведение на бивши служители на съдебната администрация
Поверителна информация
Чл. 41. Бившият служител не трябва да използва или да разкрива поверителна информация, получена от него по време на службата му, освен ако законно е упълномощен да го направи.
Доверие в съдебната система
Чл. 42. Бившите служители трябва да се въздържат от коментари или действия, които биха причинили загуба на доверие в съдебния процес, съдебната система, съда или който и да е магистрат или съдебен служител.
Глава шестнадесета
Използване на служебни средства
Начин за използване на средствата
Чл. 43. В изпълнение на заеманата длъжност, служителят трябва да осигури ефективно, компетентно и икономично използване на собствеността, средствата, услугите и финансовите източници, които са му поверени. Те не трябва да бъдат използвани за лични цели или да бъдат предоставяни на трети лица, освен ако е предвидено в нормативните актове.
Отказ от компетентност
Чл. 44. Липсата на материални условия не може да е основание за неизпълнение на служебните задължения.
Глава седемнадесета
Изпълнение на заповеди и разпореждания от ръководителя
Спазване на заповеди
Чл. 45. Съдебният служител е длъжен да изпълнява законосъобразните актове и заповеди на ръководителя.
Неправомерна заповед
Чл. 46. Съдебният служител не е длъжен да изпълни неправомерна заповед, издадена по установения ред, когато тя съдържа очевидно за него правонарушение.
Основание за отказ
Чл. 47. Той не е длъжен да изпълни нареждане, насочено срещу него или негови роднини. В такъв случай той е длъжен незабавно да уведоми ръководителя, от когото е получил нареждането, който от своя страна трябва да възложи изпълнението на друг служител или да го извърши сам.
Писмено потвърждение
Чл. 48. Служителят може да поиска писмено потвърждаване на отправената до него устна заповед, в която се съдържа очевидно правонарушение.
Сигнал за нарушение
Чл. 49. (1) Служителят трябва, съобразно нормативните актове, при неспазване на настоящия кодекс от други служители, да сигнализира прекия си ръководител или председателя на съда.
(2) Служителят трябва да сигнализира компетентните органи за всякакви данни, твърдения или подозрения за противоправни или престъпни действия, свързани със съда, които са му станали известни през времето на изпълнение на длъжността или са възникнали от нея.
(3) Проверката на подадените данни се извършва от компетентните органи.
Гаранция за защита на сигнализиращия
Чл. 50. Председателят на съответния съд или упълномощен от него служител трябва да следи да не се вреди на служител, който подаде сигнал или предостави данни по предходния член.
Глава осемнадесета
Контрол за спазване на разпоредбите
Контрол за спазване
Чл. 51. Служителят, който има контролиращи и ръководни функции, следи за спазването разпоредбите на настоящия кодекс и в случай на установени нарушения, предлага съответното дисциплинарно наказание.
Глава деветнадесета
Отговорност на ръководните служители
Отговорност на ръководни служители
Чл. 52. Служител, който изпълнява ръководни функции, трябва да извършва това в съответствие с правомощията си. Той отговаря за всяко действие или бездействие на подчинените си, което е несъвместимо с техните служебни задължения. Ръководителят е длъжен да вземе всички необходими мерки за предотвратяването им.
Мерки за борба с корупцията
Чл. 53. Служителят, който ръководи други служители, трябва да предприема необходимите мерки за предотвратяване на корупцията сред неговите подчинени.
Глава двадесета
Отговорност за нарушаване разпоредбите на кодекса
Санкции
Чл. 54. Нарушаването на разпоредбите на този кодекс води до налагане на дисциплинарни наказания по Раздел III на глава девета от Кодекса на труда на Република България.
Допълнителни разпоредби
§ 1. Нормите на настоящия кодекс са част от правилата за изпълнение на работата на служителите в съдебната администрация.
§ 2. Служителят е длъжен да спазва разпоредбите на настоящия кодекс и във връзка с това да се информира за поправки и изменения на неговите разпоредби.
§ 3. Нормите на настоящия кодекс се прилагат доколкото не противоречат на Кодекса на труда и останалото действащо българско законодателство.
Преходни и заключителни разпоредби
§ 1. Разпоредбите на настоящия кодекс стават част от изискванията за заемане на служба в съдебната администрация от момента на приемането му.
§ 2. При влизане в сила на настоящия кодекс съдебната администрация е задължена да информира служителите си за него.
§ 3. Изпълнението на този Кодекс се възлага на председателите на съдилищата.
СТРАТЕГИЯ
ЗА РАЗВИТИЕ НА НАЦИОНАЛНОТО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ 2012 – 2014
(приета на Общото събрание – 24 март 2012 г.)
Обосновка:
Цялостната дейност на Националното сдружение на съдебните служители в съдилищата в Република България за периода 2012 - 2014 година ще продължи да бъде подчинена на основните цели, залегнали в устава на организацията и отразяващи най-добре нейната мисия и същност.
В най-концентриран вид тази мисия може да се формулира като – “Утвърждаване НССС като институция, работеща за и от името на съдебните служители в Република България”.
Националното сдружение на съдебните служители е независима, доброволна организация, обединяваща съдебните служители от съдебната система и съдействаща за защита на техните професионални, материални и социални интереси, както и за издигане авторитета и престижа на професията с оглед спецификата на съдебната система и изискванията за етиката и моралните ценности. Създадено на 17 март 2001 год. до този момент в него членуват над 2770 души, разпределени в 100 секции, което представлява значителна част от служители в съдилищата. Дългосрочна цел на сдружението е негови членове да станат всички служители от съдебната система.
Националното сдружение на съдебните служители в съдебната система е основна организация, създадена и включваща като членове значителна част от служителите работещи в съдилищата. Развитието на организацията е в пряка връзка с подобряване на дейността на съдебната система, доколкото резултатите от дейността на сдружението са директно приложими в ежедневното функциониране на органите на съдебната власт.
Работейки по изпълнение на Стратегическия план 2009 - 2011 год. НССС разви редица дейности, насочени към укрепване на капацитета на организацията, чрез институционално развитие, повишаване на професионалната квалификация, защита на професионалните интереси, социалното подпомагане и подпомагане укрепването на съдебната система, чрез активно сътрудничество с организации, състоящи се от магистрати и съдебни служители. НССС през тези години се разви, като една от най-активните професионални организации в съдебната система.
Независимо от активността си в различни сфери, НССС се нуждае от укрепване и систематизиране на подхода в развитието си. Прилагането на приетите правила, обучението на ръководните органи и развитието на регионалните структури, продължават да бъдат ключови дейности в тази насока.
В контекста на членството на България в Европейски съюз служителите в съдебната администрация придобиват една качествено нова роля, за която те трябва да бъдат подготвени, включително и с проучването и ползването на опита на държавите членки на ЕС. НССС е организация с десет годишна история, с опит придобит в процеса на развитие на сдружението, организация която работи за укрепване на съдебната система и създаването на нов модел съдебна администрация.
Разработването и формулирането на основните цели на Стратегията за развитие се извърши в резултат на изследване на нуждите и анализ на състоянието на сдружението. Тя е плод на предложения направени от регионалните секции, както и от работата на създадената временна комисия към УС.
Основни цели на стратегията за развитие:
В дейността и управлението на Сдружението трябва да се съхранят и доразвият постигнатите резултати, като това ще създаде условия за устойчивост и по-добра собствена идентичност на организацията.
Този Стратегически план очертава основните сфери на дейност, които се нуждаят от развитие и укрепване, като са отчетени постигнатите до този момент резултати.
В тази връзка, за успешното изпълнение на своята мисия, Сдружението през периода 2012 – 2014 година ще продължи да насочва своите усилия за постигане на следните стратегически цели:
Ø Развиване и укрепване институцията на НССС.
Ø Развитие и усъвършенстване на обучителския състав на НССС, както й неговите промени.
Ø Проучване на възможностите за изпълнение и участие в проекти, самостоятелно или в партньорство с други неправителствени организации, свързани с основните цели на сдружението.
|
Действия за осъществяване на основните цели: |
Основна цел І.
Развитие и укрепване институцията на НССС.
Осъществяването на тази цел ще затвърди постиженията на сдружението до момента, неговата роля като неправителствена организация в съдебната власт, както на национално, така и на регионално ниво.
Подцел 1.
Развитие и укрепване капацитета на НССС
1.1. Актуализиране правилата на работа на Регионалните секции и техните председатели в съответствие с очерталата се необходимост /на срещата на председателите на РС да се черпи информация/.
1.2. Актуализиране на правилата за работа на отговорниците за определените РС/съответните членове на УС/.
- за работата на УС
- за дейността на комисиите към УС
1.3. Развитие и утвърждаване на регионалните структури на сдружението и тяхното подпомагане от съответните им отговорници.
- Провеждане на срещи на представители на УС на НССС и представители на регионалните структури по места
Разработване на годишни планове за работа по регионални секции
- Прилагане на критериите за оценка дейността на РС
- Провеждане на традиционната годишна среща с председателите на
регионални секции.
1.4. Непрекъснато актуализиране и доразработване на създадената база данни с информация за членовете и регионалните секции на НССС.
1.5. Оценка на изпълнението на стратегическото и организационно
развитие на НССС- следва да бъде направена от временна комисия включваща представител на сродна организация извън нашата.
Подцел 2
Социална политика
2.1. Прилагане и актуализиране при възникване на необходимост, на пакета от мерки за социално подпомагане
- предоставяне на информация за здравословните условия на труд на членовете на НССС и служителите в съдилищата;
- поддържане на актуална информация за всички членове на НССС за програмите на НОИ, за профилактика, рехабилитация и отдих;
- установяване на контакти с частни лица, притежаващи заведения за отдих и почивка и договаряне при възможност на преференциални условия за членовете на сдружението;
- предоставяне на възможности за консултации и своевременно решаване на постъпили молби и сигнали от членове на НССС.
Подцел 3
Медийна политика
3.1. Активизиране на публичното присъствие на НССС чрез
информираност и прозрачност за извършваните дейности
- представителност – поставяне на символите на сдружението на видно
място в съдилищата
- популяризиране чрез медиите на добри практики и постижения на
НССС
- провеждане на срещи всяко тримесечие на УС с пресаташетата,
работещи в съдилищата.
3.2. Използване на разработената Интернет страница, като пълноценен източник на информация
- непрекъснато обновяване на информацията
- интернет адреса да бъде включен в раздел „връзки” в сайтовете на
съдилищата.
3.3. Издаване на бюлетина „Правослужител”.
Основна цел ІІ
Развитие и усъвършенстване на обучителският състав на НССС, както е неговите промени.
Развитието на капацитета на НССС е свързан с нивото на знания и умения на членовете на УС и контролния орган. Повишаване на знанията и уменията на членовете на управителния и контролния орган, както и на председателите на регионални секции и на редовите членове на сдружението е с приоритетно значение.Обученията ще се извършат на базата на оценка на нуждите.
1. Развитие на обучителския състав към НССС:
- увеличаване състава на обучителите към НССС
- актуализиране на създадената база данни с обучителския състав-актуализиране
- популяризиране на дейността на обучителския състав във всички
регионални секции
- създаване на нови програми за обучение.
2. Провеждане на работни срещи с представители на НИП за
осъществяване на работно взаимодействие при обученията на съдебните
служители.
3. Изработване на годишни планове за обучения на съдебните
служители със средства и възможности на НССС.
4. Създаване на работни групи за актуализиране на Наръчниците за работа на съдебната администрация във връзка с промените в процесуалните закони /актуализиране и предоставяне на сайта на НССС наръчници/.
Основна цел ІІІ
Разработване на проекти
1. Привличане на проектен екип за проучване на възможностите за
кандидатстване по проекти.
2. Участие по проекти в партньорство с други неправителствени
Организации в страната и чужбина.
3. Проучване на възможности за сътрудничество и съвместна работа с държавни и нeправителствени организации – ВСС, МП, НИП, Съюза на съдиите в България, СЮБ, ПРСС и др.
3.1. Планиране и провеждане на срещи и съвместни мероприятия;
3.2. Взаимно информиране и участие в разработване на законодателни промени, касаещи съдебната администрация.
3. Проучване на възможностите за съвместна дейност с български и чуждестранни организации по съвместни проекти. Кандидатстване по такива проекти.
4. Проучване на възможностите за осъществяване на контакти и работно взаимодействие със съсловни организации на съдебни служители от други страни и Международната организация на съдебните служители.
5. По-добро използване на възможностите на интернет-пространството за пропагандиране постиженията на съдебните служители и сдружението /редовно актуализиране на сайта на НССС и проучване на други възможности/.
6. Провеждане на обучение на членове на НССС за осъществяване на ефективно сътрудничество с медиите.
Ресурсно осигуряване на основните цели на стратегията
· Финансово осигуряване с набраните средства от членски внос и осъществяване на проекти.
· Мотивиране на членовете на НССС за активно участие в дейността на сдружението
- непрекъсната информираност и обратна връзка
- участие в работни групи
- участие в работата на УС и комисиите към него.
НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА
СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ В НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ
(Приета с решение на УС на НССС по протокол №6/04.08.2010г.)
У К А З А Н И Я
ЗА ПРИЛАГАНЕ НА ПРАВИЛА ЗА НОМЕНКЛАТУРАТА НА ДЕЛАТА СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ В ОФИСА НА НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ
I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Индивидуалната номенклатура обхваща всички явни входящи, изходящи и вътрешни документи, създавани от дейността на НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ.
Номенклатурата има за цел систематизиране и организиране на документите в дела, унифицирането на сроковете за съхраняването им. Тя представлява систематичен списък на наименованията на делата с документи, с посочени срокове за съхраняване.
Класирането и срокът за запазване на делата с документи, както и техните заглавия, са съобразени с дейността на Национално сдружение на съдебните служители /НССС/, регламентирана в Устава на Сдружението и Закона за юридическите лица с нестопанска цел .
Спазени са разпоредбите и изискванията на Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване, Закона за Националния архивен фонд /ЗНАФ/, Закона за счетоводството и др.
II. КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА. ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЛАТА В ИНДИВИДУАЛНА НОМЕНКЛАТУРА И СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕТО ИМ.
Класификационната схема на номенклатурата на делата е изградена на смесен принцип - функционално-структурен, като по този начин се постига групиране на делата в раздели в определена логическа последователност. Използваният принцип не позволява структурните промени да влияят съществено на систематизацията на делата и по този начин не се налага често внасяне на съществени промени във вече изградената номенклатура. Разделите са съобразени със специфичните дейности на НССС, както и с общо функционалните дейности за всички учреждения.
Сроковете за съхраняване на делата се определят от ценността на документите, включени в тях:
- за постоянно запазване - "П" (Постоянен) - с важно обществено, историческо, практическо и справочно значение. След изтичане на срока, да се извършат действия на осн. чл.56 и чл.57 от ЗНАФ. Изключение правят онези, за които в графа "Забележка" е означено "Съхранява се в офиса", т.е. в офиса на Национално сдружение на съдебните служители;
- с определен срок на запазване и знак "ЕК" (Експертна комисия), в които е възможно да се съдържат ценни документи, подлежащи на постоянно запазване. След изтичане на определените в номенклатурата срокове, документите се преглеждат от ЕК на НССС, с цел окончателно определяне на ценността им. Определените за постоянно запазване документи се изваждат от делата и се организират в нови дела за постоянно запазване;
- за дългосрочно запазване (25, 50 и 100 години) - които имат дългосрочно справочно значение за функциите на Национално сдружение на съдебните служители трудово-правни, служебни отношения и др.;
- с кратък срок на запазване без знак "ЕК" - с временно-оперативно,
справочно значение, означени със срокове на запазване - 1 , 3 , 5, 10 и 20 години.
След изтичане на сроковете за съхраняване в офиса, посочени в нормативен акт и отразени в номенклатурата, документите подлежат на унищожаване след експертиза от ЕК.
ІІІ. ИНДЕКСИ НА ДЕЛАТА В ИНДИВИДУАЛНА НОМЕНКЛАТУРА.
В настоящата номенклатура се използват буквено-цифрови индекси със следната структура:
- буквен индекс, обозначаващ раздела от номенклатурата, отнасящ се за определена дейност или отделна структурна част;
- цифров индекс, обозначаващ поредния номер на делото в съответния раздел.
IV. НАЧИН НА ПРИЛАГАНЕ НА ИНДИВИДУАЛНАТА НОМЕНКЛАТУРА
Документите в едно дело се групират въз основа на един или няколко признака: номинален, авторски, кореспондентски, тематичен или в комбинация от всички тях.
В началото на всяка календарна година в офиса на НССС се откриват и надписват толкова дела със съответните индекси, колкото са предвидени в номенклатурата на делата. В едно дело не могат да се класират документи с различен срок на запазване. В делото преписките и документите в тях се подреждат хронологически.
След приключване на текущата година сформираните и приключени дела се предават в архива най-късно до 30 юни следващата година, описани в архивната книга.
Индивидуалната номенклатура на делата е отворена система. В случай, че през годината се създават документи, които налагат разкриването на ново дело, това се извършва текущо. В края на календарната година, при необходимост, се актуализира индивидуалната номенклатура на делата.
Методическото ръководство и контролът по прилагането на номенклатурата се осъществяват от Председателя на УС на НССС.
V. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Не се допуска унищожаване на архивни документи без акт за унищожаване, утвърден от председателя на УС на НССС.
Индивидуалната номенклатура на делата, образувани от дейността на НССС, със срокове за съхраняването им, влиза в сила след одобряване от Председателя на УС и приемането й с Решение на УС на НССС.
КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА
|
Индекс на делото |
Наименование на раздела по номенклатурата |
Страница |
|
РД |
Ръководна дейност |
5-6 |
|
КД |
Контролна дейност |
6 |
|
ПД |
Планово - отчетна дейност |
6 |
|
СС |
Статистика на сдружението |
7 |
|
ДА |
Деловодство и архив |
7 |
|
ЧР |
Човешки ресурси, труд и работна заплата |
7 |
|
ФСД |
Финансово-счетоводна дейност |
7-8 |
|
УИ |
Управление на имуществото |
8 |
|
ЗБУТ |
Здравословни и безопасни условия на труд, противопожарна безопасност |
8 |
|
Индекс |
Наименование на делото |
Срок за съхраняване |
Забележка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
РД – Ръководна дейност |
|
|
|
РД-01 |
Актове по създаването, регистрирането, пререгистрирането и предмета на дейност на НССС. |
П |
|
|
РД-02 |
Протоколен класьор с поканите и решения на Общото събрание, засягащи пряко основната дейност. |
П |
|
|
РД -03 |
Протоколен класьор с поканите и решенията на Управителния съвет. |
5 |
|
|
РД-04 |
Правила за работата на УС, финансовата, деловодната дейност и работата на РС. |
5 |
След отмяна/ промяна |
|
РД-05 |
Годишни доклади и отчети за дейността на УС. |
П
|
|
|
РД-06 |
Годишни доклади и отчети за дейността на РС. |
5 |
|
|
РД-07 |
Протоколи, с приложения към тях, от заседания на общите събрания. |
П |
|
|
РД-08 |
Заповеди. |
20 ЕК |
|
|
РД-09 |
Договори, анекси, допълнителни споразумения и заповеди за назначаване, преназначаване, уволнение, прекратяване на трудов договор и неплатен отпуск над един месец.
|
50 |
|
|
РД-10 |
Заповеди за отпуски. |
5 |
|
|
РД-11 |
Заповеди за командировки в страната. |
5 |
|
|
РД-12 |
Заповеди за командировки в чужбина. |
5 |
|
|
РД-13 |
Заповеди за заприходяване на ДМА и СМЗ. |
5 |
Съгласно ЗСч |
|
РД-14 |
Преписки по сигнали и жалби от членове на НССС.Кореспонденция с РС и членове. |
5 ЕК |
|
|
РД-15 |
Заповедна книга. |
10 |
|
|
РД-16 |
Доклади и информация за чествания и юбилейни годишнини.
|
П |
Албуми и снимки |
|
РД-17 |
Кореспонденция със средствата за масова информация, във връзка с публикации, предавания и други. |
5 ЕК |
|
|
РД- 18 |
Кореспонденция с други институции. |
10 ЕК |
|
|
|
КД – Контролна дейност |
|
|
|
КД-01 |
Протоколен класьор с доклади от извършени проверки от КС. |
П |
|
|
КД-02 |
Протоколи от заседания на КС. |
5 |
|
|
|
ПД – Планово-отчетна дейност |
|
|
|
ПД-01 |
Стратегически и годишни планове за дейността на НССС. |
П |
|
|
ПД-02 |
Отчетен доклад за дейността на НССС. |
П |
|
|
|
СС – Статистика на сдружението |
|
|
|
СС-01 |
Годишни статистически отчети за работата на НССС |
П |
|
|
|
ДА – Деловодство и архив |
|
|
|
ДА-01 |
Входящ дневник. |
10 |
|
|
ДА-02 |
Изходящ дневник. |
10 |
|
|
ДА-03 |
Книга по чл.38, ал.1, т.1 от Устава – членски състав. |
5 ЕК |
След актуализа-ция |
|
ДА 04 |
Класьори за състава на Регионалните секции. |
П |
|
|
ДА-05 |
Класьор за отпуснатите социални помощи за членовете на сдружението. |
П |
Съхранява се в офиса |
|
ДА-06 |
Класьори на постоянно действащите комисии към УС. |
5 |
Съхранява се в офиса |
|
ДА-07 |
Номенклатура на делата със срокове за съхранението им. |
10 |
|
|
ДА-08 |
Протоколи за унищожени дела. |
П |
Съхранява се в офиса |
|
|
ЧР – Човешки ресурси |
|
|
|
ЧР-01 |
Трудови досиета. |
5 ЕК |
След прекратяване на правоотно-шенията |
|
ЧР-02 |
Регистър за издадени трудови книжки. |
50 |
След попълване |
|
ЧР-03 |
Длъжностни характеристики. |
1 |
След отмяна/ промяна |
|
ЧР-04 |
Вътрешни правила за организацията на работната заплата. |
П |
|
|
ЧР-05 |
Годишен отчет за наетите лица, отработеното време, средствата за работна заплата и други разходи за труд. |
П |
|
|
|
ФСД – Финансово-счетоводна дейност |
|
|
|
ФСД-01 |
Вътрешни правила, инструкции и други по ФСД. |
5 ЕК |
След отмяна |
|
ФСД-02 |
Проектобюджет. |
1 |
След приемане |
|
ФСД-03 |
Утвърдени годишни бюджети и бюджетни сметки. |
П |
|
|
ФСД-04 |
Годишни финансови отчети с приложенията и обяснителните записки към тях. |
П |
|
|
ФСД-05 |
Отчет за касово изпълнение на бюджета: тримесечен |
5 |
Съгласно ЗСЧ |
|
ФСД-06 |
Аналитични, хронологични и оборотни ведомости. |
5 |
|
|
ФСД-07 |
Касова книга. |
5 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-08 |
Ведомости за изплащане на трудови възнаграждения, хонорари. |
50 |
|
|
ФСД-09 |
Утвърден индивидуален сметкоплан. |
П |
|
|
ФСД-10 |
Инвентарни книги за наличностите и движението на ДМА и СМЗ. |
5 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-11 |
Регистър за записване на болнични листове. |
5 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-12 |
Документи за временна неработоспособност, съгласно чл. 11 от НИИПОПДОО с придружителни писма до съответното ТП на НОИ. |
5 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-13 |
Справки за приетите и върнати документи от ТП на НОИ по образец, съгласно чл. 11, ал.7 и 8 от НИИПОПДОО. |
5 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-14 |
Удостоверения и служебни бележки за дохода на служители. |
3 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-15 |
Отчетни документи за разходи от участия в международни проекти. |
3 |
Съгл. ЗСч |
|
ФСД-16 |
Кореспонденция с висшестоящи и други институции по ФСД. |
10ЕК |
|
|
ФСД-17 |
Приходни ведомости и РКО (40%) за събран членски внос от Регионалните секции на НССС. |
5 |
|
|
|
УИ – Управление на имуществото |
|
|
|
УИ – 01 |
Приемо-предавателни протоколи за имуществото в офиса. |
П |
Съхраняват се в офиса |
|
УИ - 02 |
Договори. |
П |
Съхраняват се в офиса |
|
|
ЗБУТ – Здравословни и безопасни условия за труд, противопожарна охрана |
|
|
|
ЗБУТ - 01 |
Инструкции относно физиологичните норми и правила за безопасна работа и противопожарна безопасност |
3 |
След промяна, отмяна |
|
ЗБУТ - 02 |
Протоколи от проверки на контролни органи по въпроси на здравословните и безопасни условия на труд и противопожарна безопасност |
5 |
|
|
ЗБУТ -03 |
Книга за начален инструктаж по безопасност, хигиена на труда и противопожарна безопасност |
5 |
След попълване |
П Р А В И Л А
ЗА РАБОТА НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА НССС
И НА КОМИСИИТЕ КЪМ НЕГО
В чл. 19, 20 и 21 от Устава на НССС точно и ясно са формулирани компетентностите и задълженията на Управителния съвет на сдружението.
В тяхно допълнение се определят следните правила за работа на Управителния съвет.
І. След избиране на Управителен съвет се извършва конструиране на състава му и разпределение на дейността между отделните членове на УС.
В най-кратък срок за извършеното разпределение на дейността между
Членовете на УС писмено се уведомяват регионалните секции на НССС.
ІІ. На всеки член на УС се възлага да отговаря за група РС с цел оказване на конкретна помощ, подпомагане и съдействие на работата на регионалните секции.
За извършеното разпределение писмено се уведомяват съответните регионални секции на НССС.
ІІІ. При разпределение на дейността в УС на всеки негов член се възлага задължение за работа в една или повече постоянни комисии, създадени като помощни органи към Управителния съвет.
ІV. Най-малко веднъж годишно Управителният съвет провежда работна среща или съвместно заседание с председатели и членове на РС на НССС в страната по значими за движението проблеми.
V. Два пъти годишно – на всяко шестмесечие, Управителният съвет разглежда финансовото състояние на дружеството и предприема мерки за стриктното и срочното издължаване на членския внос от членовете на НССС.
VІ. Заседанията на УС на НССС се подготвят и провеждат в съответствие с изискванията на чл. 20 и чл. 21 от Устава, като:
· на всяко заседание на УС в съответствие с годишния план и текущите задачи се определя датата за провеждане на следващото заседание на УС, дневният му ред и отговорниците за подготовката на заседанието,
· по покана в работата на УС могат да участват председатели и представители на РС, членове на Контролния съвет на НССС и представители на партньорски организации,
· в случаите, когато е необходимо да се вземе спешно решение по възникнал проблем се извършва допитване по телефона до всички членове на УС. При получено съгласие по предложението се изготвя решение по реда на чл.21 ал.4 от Устава на НССС, което се подписва от членовете на УС на следващото му заседание.
· в едноседмичен срок писмено се уведомяват за решенията на УС членовете на КС , както и съответните Регионални секции, по въпроси, касаещи тяхната дейност,
· на свои заседания УС разглежда предоставените протоколи/ако са предоставени/ от извършени от Контролния съвет проверки, констатации и становища по жалби на членове на сдружението.
VІІ. Към УС на НССС могат да се създават помощни органи –
постоянни, временни комисии и работни групи. Тяхната цел е да съдействат и подпомагат работата на Управителния съвет и да ангажират повече членове на сдружението в неговата дейност.
1. В срок от един месец след Общото събрание на НССС се формират следните постоянни комисии към Управителния съвет:
· работа с регионалните секции на НССС,
· подготовка, приемане на обучителни програми и провеждане на обучения,
· социална дейност на НССС,
· финансова политика на движението,
· провеждане на медийната политика на сдружението /издаване на бюлетин на НССС, поддържане на интернет страница на НССС, работа с представители на електронните медии, пресата и специализирани правни издания/,
· осъществяване на практическото взаимодействие с партньорите на НССС /държавни и неправителствени организации, сродни организации от други страни и др./ и работа по съвместни проекти с тях,
· подбор и периодична оценка на щатния състав на сдружението и на външни експерти, участващи в разработване на отделни проблеми,
· подготовка на следващото Общо събрание на НССС и разработване на изменения в Устава на НССС при възникнала необходимост.
2. Комисиите се ръководят от членове на УС , подпомагат дейността на Управителния съвет и активно участват в разработване и изпълнение на основните задачи в дейността на НССС.
3. Всеки председател на постоянна комисия предлага и
съгласува състава й с членовете на Управителния съвет на НССС.
4. При разработване на значими за сдружението проекти и проблеми Управителния съвет може да създава със свое решение и временни комисии и работни групи с определен срок на действие и за изпълнение на конкретни задачи.
5.Дейността на постоянните и временните комисии, подпомагащи работата на Управителния съвет се отчита на заседания на УС и чрез него пред Общото събрание на НССС.
Правилата са актуализирани на заседание на Управителния съвет на НССС на заседанието му от 7 юли 2007 година.
П Р А В И Л А
ЗА ФИНАНСОВА И СЧЕТОВОДНА ПОЛИТИКА НА НССС
И РЕГИОНАЛНИТЕ СЕКЦИИ
І. ФИНАНСОВАТА ПОЛИТИКА НА НССС
е организирана и се осъществява в съответствие с изискванията на Устава на сдружението и действащите в страната финансови закони, изисквания и правила.
1. Настоящите правила за финансово управление и контрол целят да осигурят:
· икономично и ефективно постигане целите на НССС;
· спазване изискванията на действащото финансово законодателство;
· прозрачност на решенията за поемане на финансови задължения и извършване на разходи;
· опазване на активите на сдружението;
· предотвратяване на грешки във функционирането на дейността на НССС;
· достоверност на счетоводната информация;
· вземане на правилни управленски решения по финансови въпроси.
2. Бюджетът е основният финансов план на НССС, който се изготвя в края на всяка година, представя се за обсъждане в Управителния съвет на сдружението и се приема от Общото годишно събрание на НССС.
Отчетът на бюджета за изтеклата година също се одобрява от Общото събрание на сдружението.
3. Съгласно Устава на НССС, чл. 22, председателят на НССС изпълнява бюджета на сдружението.
4. Изпълнителният секретар в съответствие с чл.23 т. 3 организира правилното и редовното водене на счетоводството, както и цялостното координиране на дейността на НССС по финансовата политика.
5. Счетоводителят на сдружението информира два пъти годишно Управителният съвет на НССС за текущото изпълнение на бюджета.
При поискване изготвя и други справки по бюджета и финансовата политика на сдружението.
6. Управителният съвет формира комисия от членове на сдружението, която в съответствие с изискванията на финансовите правила съдейства за правилното провеждане на финансовата политика на НССС.
Изпълнителният секретар на УС на НССС е председател на комисията съгласно отговорностите му по чл. 23 от Устава на Сдружението.
7. Изпълнителният секретар, счетоводителят на сдружението и комисията по финансова политика към УС инициират и провеждат съвместни проверки с Контролния съвет на НССС по правилното събиране и превеждане на членския внос от членовете на сдружението и целесъобразното използване на средствата от УС и регионалните секции.
ІІ. СЧЕТОВОДНАТА ДЕЙНОСТ НА НССС
се организира като съвкупност от процедури и правила за текущо и периодично отчитане, определени в съответствие със Закона за счетоводството и националните счетоводни стандарти.
1. Счетоводството се осъществява и финансовите отчети се съставят при спазване на основния счетоводен принцип – приходите и разходите се начисляват към датата на тяхното събитие и те включват във финансовия отчет за периода, за който се отнасят.
2. Счетоводният период от 1 януари до 31 декември. Управителният и Контролният съвет на НССС, както и други оторизирани органи, могат да изискат изготвянето на междинни счетоводни отчети.
3. Първичните документи, които се използват в НССС, са:
· Касови операции – приходен касов ордер и разходен касов ордер.
· Банкови операции – платежно нареждане, вносна бележка, нареждане-разписка, платежно искане.
· Разчетни отношения – трудов договор, допълнително споразумение, заповеди, декларации, граждански договор, сметка за изплатени суми, болничен лист.
· Материални активи – акт за приемане и предаване на активи, протокол за безвъзмездна сделка.
За достоверността на информацията в счетоводните документи отговорност носят длъжностните лица, които са ги съставили и подписали.
4. За отчитане на паричните средства в НССС се използват съответни сметки, съгласно Закона за счетоводството и другите финансови нормативи в страната.
5. Касови операции:
· Отчитат се всички постъпления и извършени разходи в лева и валута по видове.
· Приходните касови ордери се подписват от разпоредителя с бюджета на НССС (председател или зам. председател на сдружението) и счетоводителя.
· Касовите ордери се регистрират по ред, установен от правилата за счетоводния документооборот.
· Упражнява се контрол за отпускане на аванси за текущи разходи.
· Нов аванс се отпуска само след получения преди това.
· Не се допуска към 31 декември на текущата година да останат неотчетени аванси за извършване на текущи разходи.
6. Каса на сдружението:
· Приходните и разходните касови ордери се вписват в касова книга по хронологичен ред, като към тях се прилагат съответните първични счетоводни документи, вносни бележки, квитанции, фискални бонове, приемателно-предавателни протоколи и др.
· Касовата книга се води ежедневно;
· От касата авансово се отпускат суми за изплащане на доставки и услуги, командировки, хонорари, неотложни разходи, служебни аванси.
7. Командировъчни средства.
· Отпускането на командировъчни пари става в съответствие с правилата на Наредбата за командировките и в рамките на утвърдените за тази цел средства по бюджета на НССС.
· Командированото лице в тридневен срок след завръщането си от командировка прави отчет, като представя документи за извършени разходи – такса за резервации, нощувки, билети за транспорт и др.
· Размерът на пътните пари за командировка се изплаща в рамките на определения размер срещу билет или друг документ.
· Размерът на дневните разходи се определя от Управителния съвет и е в рамките на…за един ден командировка. При необходимост Управителният съвет на НССС може да определи и по-голям размер на командировъчните средства за дневни разходи.
· Командировките се отчитат не по-късно от три дни след завършването им с комплект от документи за изчисляването на полагаемите се пътни, дневни и квартирни пари.
· Към 31 декември на текущата година не се допуска да има неотчетени командировки.
ІІІ. СЪБИРАНЕ И ОТЧИТАНЕ НА ЧЛЕНСКИ ВНОС
Организацията по събирането и отчитането на членския внос се извършва в съответствие с изискванията на чл. 35 от Устава на НССС.
1. Членският внос се събира от членовете на НССС срещу подпис по ведомост по определен образец, която заедно с вносна бележка или бордеро се изпращат в централата на НССС. Изпращаните документи са оригинални, но могат да се дублират и по електронен път.
2. На всеки три месеца финансовата комисия съвместно със счетоводителя информират УС за преведения членски внос, редовността на регионалните секции и предлагат мерки при неотчетен членски внос.
3. Остатъкът от 40% за регионалните секции на НССС се изразходва с решение на събрание на секцията.
4. Протоколът от събранието и оригиналите на финансовите документи, удостоверяващи направените разходи в секцията, се представят за осчетоводяване в централата на НССС.
ІV. РАЗХОДИ ПО ПРОЕКТИ
1. Разходите по проекти се отчитат по сметките както за бюджета, с подсметка “Проекти”, с цел упражняване на необходимия контрол и осигуряване на необходимата информация за донорите, отпуснали средствата.
2. При подготовка за работа по проекти и сключване на договори с донорските организации на свое заседание Управителният съвет заедно със счетоводителя на сдружението обсъждат и приемат на заседание план-сметка или бюджет за необходимите разходи по предстоящия проект и ги предлагат на донорите.
3. Класифицирането на разходите за всеки проект следва да се извършва в съответствие със специфичните изисквания за отчетност на съответния донор и по утвърдения бюджет на проекта.
V. СЪХРАНЯВАНЕ И АРХИВИРАНЕ НА ФИНАНСОВИТЕ ДОКУМЕНТИ И СЧЕТОВОДНАТА ИНФОРМАЦИЯ
1. Счетоводната информация се съхранява на хартиен и технически носител и в архиви в офиса на сдружението съгласно изискванията на финансовите нормативни документи.
2. Срокът за архивиране и съхраняване на финансовите документи се извършва в съответствие със Закона за счетоводството.
Правилата са приети на заседание на Управителния съвет на НССС на заседанието му от 31 май 2008 година
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
за документооборота и дейността в офиса на
"НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ"
(Приети с решение на УС на НССС от 30.10.2010г.)
Раздел І
Общи положения
Чл.1. Правилата уреждат организацията на деловодната дейност, документооборота и дейността в офиса на НССС.
Чл.2. Деловодната дейност включва: приемането, разпределението и предаването на документите; проверка за редовността на получените електронни документи; първоначална деловодна обработка; регистрация; създаване на база данни за осъществяване на контрол за изпълнение на задачите; размножаване на документи и проектодокументи; текущо и архивно запазване на документите.
Чл.3. (1) Деловодната дейност в офиса се осъществява от технически сътрудник /офис/
(2) В документооборота и контрола по изпълнението на задачите в системата на НССС участват членове на УС и изпълнители, които получават, ползват, предават и връщат документи, създават нови документи, възлагат и изпълняват задачи по документи.
Чл.4. (1) Изходящите документи /официални и кореспонденция на сдружението / се подписват от председателя на УС.
(2) Контролът върху деловодната дейност и документооборота се осъществява от изпълнителния секретар.
Раздел II
Приемане, разпределение и регистриране на документите
Чл.5. (1) Приемането на документите включва: приемане и първоначална деловодна обработка на входящи документи – проверка на правилността на адресиране на документите,целостта на пликовете, наличието на документите, посочени като приложения, пълнота и цялостност на документите, проверка на редовността на получените електронни документи. Погрешно доставените,непълни или с нарушена цялост документи се връщат на изпращача;или се дава указание за тяхното окомплектоване.
(2) Приемане и първоначална деловодна обработка на изходящи и вътрешни документи;
(3) предаване по предназначение на документите, неподлежащи на регистриране;
Чл.6. (1) Входящата кореспонденция се приема и регистрира от техническия сътрудник.
(2) Докладва се на председателя на УС , който поставя резолюция и се разпределя по предназначение
(3) Резолюциите съдържат: адресат, задача, указания, срок за изпълнение, дата и подпис.
Чл.7. На регистрация в офиса подлежат всички входящи,изходящи и вътрешни документи,без:периодични печатни издания (в т.ч. вестници, списания, бюлетини и други).,лична кореспонденция.,честитки и поздравления.,финансово-счетоводни (с изключение на придружаващите ги писма).
Чл.8. (1) Регистрацията на документите в офиса се извършва от техническия сътрудник - на входящи, изходящи и вътрешни документи, както следва:
Документи от тип "служебна кореспонденция":
Писмо
Доклад
Докладна записка
Служебна бележка
Становище и др.
Документи, свързани с ръководната дейност на УС :
Заповеди за командировки
Наредба
Правилник
Инструкция
Правила
Удостоверение
Решение на УС
Споразумение
Договор
Анекси към договори
Пълномощно
Указание
Приемо-предавателен протокол
Други документи
Жалба
Молба
Сигнал
Предложение
(2) Регистрацията на документите включва въвеждането на данни за документите, поставянето на регистрационен печат и регистрационен номер върху документа.
(3) Не се допуска движение на нерегистрирани документи.
Раздел III
Движение на документите
Чл.9. (1) Предаването на документи по предназначение се извършва от сътрудника
(2) Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри.
(3) Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията.
(4) Лицата, до които се отнася резолюцията, са длъжни точно и в срок да изпълнят възложените задачи.
Раздел ІV
Съставяне, оформяне, съгласуване и подписване на документите
Чл.10. (1) Съставянето на проектодокументите, тяхното написване, оформянето и вътрешното съгласуване се извършва от лицето, на което е възложена задачата
(2) Подготвените за подпис от председателя документи се предават на техническия сътрудник
Раздел V
Текущо и архивно съхраняване на документи
Чл. 11. Дейността по текущото и архивно съхраняване на документите се извършва в офиса на НССС.
Чл. 12. (1) Текущото и архивното запазване на документите се извършва съгласно приетата Номенклатура.
(2) Приключените документи през текущата година, заедно с всички изходни материали (докладни записки, информации, справки и др.), се съхраняват в офиса на Сдружението.
Раздел VІ
Дейност в офиса
Председател на УС на НССС
Съгласно Устава на Сдружението, той осъществява оперативното ръководство и управление на УС и администрира оперативните звена и служителите назначени на трудови или граждански договори към НССС.
Председателят на УС на НССС представлява Сдружението пред всички лица и институции.
Председателят има право да делегира права в кръга на предоставените му пълномощия.
С оглед осъществяване на непрекъснато и оперативно изпълнение на задачите в офиса се определя следното:
1. Член на УС-администрира технологично функциите на офиса. Осъществява дейност в офиса по изготвянето на протоколи/ тридневен срок/, в който се описват в резюме основни моменти от проведена среща, заседание на УС, съвещание. Освен удостоверяващите факти (изказванията), този документ съдържа, решения на колективния орган и документацията, посочена в протокола като приложения (неразделна част от протокола).Изготвя препис от протокола за изпращане от техническия сътрудник на КС и качване на сайта. Задължителни елементи на протоколите : номер и дата;съдържание; име и подпис на протоколиста;име и подпис на председателя.
2. Дейността на техническия сътрудник в офиса на Сдружението се осъществява в съответствие с длъжностна характеристика разписана в трудовия договор.
3. Дейността на счетоводителя се осъществява на базата на граждански договор ежемесечно за конкретно поставени задачи.
4. Поддържането и актуализиране на сайта на Сдружението и поддържането на техниката в офиса се осъществява по граждански договор от външно наето лице.
5. Напускане на офиса в работно време може да става след съобщаване на Председателя. Когато по обективни причини това е невъзможно техническия сътрудник уведомява изпълнителния секретар.
6. В случаи на налагащи се отсъствия по болест, сътрудникът уведомява Председателя . Отсъствия по болест се удостоверяват с необходимите документи.
7. Работното време на техническия сътрудник в офиса е от 9:30 до 14:30 ч.
Заместник председатели
Ръководят и координират дейността на Сдружението в сферата на изпълнението на задачите, като председатели на комисии и възложеното им от УС.
Изпълнителен секретар
Организира и осъществява оперативното ръководство на дейността на Сдружението.
Съгласува своята дейност с председателя на УС.
Организира правилното и редовно водене на счетоводството.
Счетоводител
Води текущото счетоводство, както и счетоводството свързано с отчитане на средства постъпили от дейности на Сдружението /чл.внос, по проекти и др./ Изготвя годишните счетоводни отчети. Спазва изискванията по Закона за счетоводството касаещи дейността на неправителствените организации.
Координатор
· Отговаря за документооборота и поддържане в изправност входящо-изходящата кореспонденция на Сдружението. Полага грижи за съхранението на документацията.
· Води регистри за входяща и изходяща кореспонденция, в които се завежда цялата входяща и изходяща в и от Сдружението информация независимо от нейния носител - /писма, факс, електронна поща/.
· Приема, датира и подготвя доклад- входяща кореспонденция на УС.
· Обслужва дейността свързана с провеждане на заседанията на УС - материалите за управителните съвети, дейността на комисиите работни и други срещи;
· Подрежда и поддържа книгите на Сдружението, съгл.глава ІХ, чл.38 от Устава.
· Следи за изпълнение на сроковете по решенията на УС на НССС.
· Подрежда и поддържа архива на Сдружението.
· Изготвя и изпраща писма и други официални документи свързани с дейността на Сдружението.
· Изготвя справки за нуждите на УС.
· Поддържа постоянна връзка с РС на НССС в съдилищата.
· Изпълнява и други задължения възложени му от Председателя на УС на НССС
Поддръжка и актуализиране на сайта:
Непрекъснато актуализира сайта на Сдружението, като получава информация от председателя на медийната комисия, от техническия сътрудник.
Постоянно действащи комисии към УС
Председателите на комисиите създават папки с планове за дейността, за проведени заседания, за предстоящи инициативи.
Вътрешните правила за документооборота и дейността в офиса на НССС в случай на възникнала необходимост подлежат на промени.
П Р А В И Л А
ЗА РАБОТАТА НА РЕГИОНАЛНИТЕ СЕКЦИИ
И ТЕХНИТЕ ПРЕДСЕДАТЕЛИ
1. Водене и непрекъснато актуализиране на архив на секцията:
- папка с ведомости
- папка с протоколи от събрания
- папка с фактури
- папка с входяща и изходяща поща
2. Провеждане на събрания на РС минимум веднъж на три месеца с предварително изготвен дневен ред.
3. Провеждане на годишно отчетно събрание през последното тримесечие и изпращане на отчетния доклад на УС до края на календарната година.
4. Своевременно събиране на членския внос, отчитане и изпращане на ведомостите.
5. Стриктно спазване на Устава на НССС и Етичния кодекс на съдебните служители.
6. Популяризиране работата на НССС сред съдебните служители, съдии, общественост.
7. Контакти и сътрудничество на председателя на РС с ръководството на съда. Съвместна работа по обученията на съдебните служители.
8. Предоставяне и получаване на информация за работата на УС и РС чрез бюлетина и интернет - страницата на НССС.
9. Участие в ежегодната среща между председателите на РС и членовете УС на НССС.
10. Непрекъснат контакт на председателите с членовете на УС, отговорници по секции.
11. Оценка на дейността на РС на базата на разработени единни критерии за всички секции
Правилата са приети на годишната среща на УС с Председателите на РС, проведена на 09 юни 2007 г. в гр. Пловдив.
ОСНОВНИТЕ КРИТЕРИИ
за оценка дейността на РС са:
І. ОРГАНИЗАЦИОННО СЪСТОЯНИЕ.
ІІ. ФИНАНСОВА ДЕЙНОСТ.
ІІІ. СОЦИАЛНА ДЕЙНОСТ.
ІV. ОБУЧИТЕЛНА ДЕЙНОСТ.
І. ОРГАНИЗАЦИОННО СЪСТОЯНИЕ на РС
1. Поддържане на членската маса
- мерки за привличане на нови членове
- проведени събрания на РС
(минимум 2)
2. Информиране на членовете на РС за дейността на НССС
- редовно информиране
- приложимост на правилата за работа м/у РС и УС на НССС
- участие в ежегодните срещи на
председателите на РС с УС на НССС
3. Активно участие в ОС на НССС
- представителност на РС от делегати
- в срок заявени участници
1.Намаляване на членската маса
- липса на политика на РС за привличане на нови членове
- липса на такива или под допустимия
минимум
2.Липса на информация за дейността НССС
- слабо информиране
- неприложимост на правилата за работа м/у РС и УС на НССС
- неучастие в ежегодните срещи
на председателите на РС с УС на НССС
3. Слабо участие в ОС на НССС
- слаба или липса на представителност
- нередовни заявки за участие
ІІ. ФИНАНСОВА ДЕЙНОСТ на РС
1.Финансова устойчивост
- редовно превеждане на чл.внос
- изрядни ведомости
- правилно разходване и отчет на чл. внос, оставащ в РС
1. Финансова неустойчивост
- забава при превеждането на чл.внос
- липса или нередовни ведомости
- нарушения при разходване и липса на отчет
ІІІ. СОЦИАЛНА ДЕЙНОСТ на РС
1. Активно използване на пакета от социални дейности
- проведени прегледи
- предложения във връзка с почивното дело
1. Не използване на пакета от социални дейности
- не проведени прегледи
- липса на предложение
ІV. ОБУЧИТЕЛНА ДЕЙНОСТ на РС.
1. Програма за обучения на регионално ниво на РС/дейности/
- проведени обучения/брой/
- предложения за нови обучения
- използване на наличния ресурс в РС от обучители /ако има такива/
- сътрудничество с комисията по обученията
1. Липса на програма за обучение на регионално ниво на РС
- липса на проведени обучения
- незаинтересованост от нови обучения - неизползване на наличния ресурс от обучители /ако има такива/
- липса на сътрудничество с комисията
О Б У Ч Е Н И Я
Едно от уставните задължения на Националното сдружение на съдебните служители е да организира и провежда самостоятелно или с други институции обучения на служители от съдебната администрация.
Основните цели на обученията са подобряване на професионалните познания и практическите умения на съдебните служители за ефективно изпълнение на служебните им задължения, уеднаквяване на работните практики в администрацията на съдилищата и изграждане на висока административна култура.
Представяме на Вашето внимание видовете обучения, за които НССС може да подсигури методология и квалифицирани лектори (служители от съдилищата, обучители към НИП).
Теми: “Въведение в работата на съда и съдебната администрация”;
“Обслужване на граждани”;
“Работа по граждански дела”;
“Работа по наказателни дела”;
“Работа по административни дела”;
“Граматика и протоколиране”;
“Работа по фирмени дела”;
“Процесът на призоваване”;
“Уредба на работата на съда и съдебната администрация”;
“Работа в екип”;
“Работа на съдебния секретар”;
“Стресоустойчивост и управление на времето”;
“Работа в Бюро “Съдимост”
„Административни документи“
„Комуникация – устна, писмена, електронна“
„Мотивация“
При интерес и желание от Ваша страна обученията могат да бъдат проведени в населеното място където е ситуиран съответния съд, като за целта е необходимо да бъде подсигурено от Ваша страна зала за провеждане на обучението и разпечатване на материали.
Сдружението може да подсигури и други видове обучения извън горепосочените след предварително съгласуване.
лица за контакт:
координатор - тел.: 02 / 9811460
Д Е Й Н О С Т И
на РС на НССС за подготовка и провеждане на обучение на съдебни служители
1. Проучване възможностите за организиране на обучение и координиране на дейността с офиса и обучителите на НССС (ако предстоящото обучение е със сили и средства на НССС).
2. Избор на темата и в съответствие с нея определяне най-общо кои съдебни служители и от кои съдилища ще участват – напр. съдебни секретари, деловодители, призовкари и т.н.
3. Съгласуване на темата и приблизителното време и място за провеждане със съответните председатели на съдилища и тяхното разрешение.
4. Изготвяне на писмо-покана от името на НССС съвместно с координатора до председателя на съответния съд и съгласуване списъка на участниците.
5. Изготвяне на точен списък на участниците със съответните подробности -каква длъжност заемат, в кой съд работят, телефони, мейли и т.н. Изпращане на списъка в офиса на НССС.
6. Организационно-техническа подготовка на занятието:
· проучване на оферти и избор на конферентна зала за провеждане на обучението в съответствие с броя на участниците;
· осигуряване на съответните технически средства – мултимедия, екран, шрайб-проектор, флип-чарт и т.н.
· осигуряване на материали за участниците – получаването им по мейл от офиса на НССС, размножаване за всеки един участник, лепенки с имената им;
· осигуряване на материали за обучителите заедно с офиса на НССС – CD (с лаптоп) за презентация на темата, материали за раздаване, награди и др.
· сертификати – изготвят се от офиса на НССС;
· при необходимост – осигуряване на резервация в хотел за участниците и обучителите;
· осигуряване на кафе-паузи, минерална вода по време на занятието и хранене за обучителите и участниците.
7. Запознаване с оценката, която са дали участниците в обучението в края на занятието, както и проучване на тяхното мнение и предложенията им за организиране на бъдещи занятия.
8. Популяризиране на проведеното обучение в местните медии – покани до журналисти да участват в него, публикации и др.
Моля Ви да заявите Вашето желание за организиране на обучение писмено, като посочите темата, по която желаете да бъдете обучавани.
За контакти: тел. 981 14 60;
e-mail coordinator_nsss@abv.bg и на адрес София 1000, п.к. 961, за НССС
ОРГАНИЗАЦИОННИ ПРАВИЛА
ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБУЧЕНИЯ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ:
Регионални секции
· Писмена заявка за обучение от секциите с определена тема – съгласувано с председателя на съответния съд
· Изготвяне на точен списък с участниците – група не по-малко от 25 човека – възможност за покана от близките РС
· Осигуряване на зала
· Осигуряване на технически средства –
· Разпечатване на материалите за участниците
Комисия по обученията
· Докладва на УС заявката за обучение.Справка за платения членски внос, като едно от изискванията за одобряване на обучението..
· Определяне на обучител - по един за тема
· Съгласуване на темата с РС, времето и мястото на обучението
· Лаптоп и мултимедия за презентацията при невъзможност от страна на организаторите
· Закупуване и изготвяне на сертификати
· Изготвяне на заповед за командировка
· Уточняване на изразходваните средства за провеждане на обучението
- пътни за обучителя
- дневни за обучителя
- лекторски
- нощувка
Ангажимент на лекторите
· предварително изготвяне на програма по часове и представяне в офиса
· подготовка на презентацията и материалите за папките и изпращане на РС
· доклад за проведеното обучение след приключване.
Приети решение на УС на заседание от 30 октомври 2010 г.
|
|
НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ София 1000, п.к. 961, ул. Алабин 33 , вх. А, ет.3, ст. 336;тел./факс +359 2 981 14 60;;e-mail: nsss@abv.bg; |
ЗАЯВКА ЗА ОБУЧЕНИЕ
РЕГИОНАЛНА СЕКЦИЯ :
(название на регионалната секция и съда)
Тема на обучението:
(от предлаганите )
(месец,дата) (място)
Моля, попълнете кой е отговорен за организацията:
ИМЕ ПРЕЗИМЕ
ФАМИЛИЯ
Телефон (служебен): (мобилен):
Факс: Е-mail
Опишете броя на участниците, начина на провеждане, финансиране от страна на РС : _
Одобрил провеждането на обучението: Административен ръководител
Име: Подпис:
НАЧИНИ И СРОКОВЕ
ЗА ОТЧИТАНЕ НА ЧЛЕНСКИЯ ВНОС
1. Членският внос се събира и отчита по тримесечия.
2. Срокът за отчитане е до 15-то на месеца, след приключване на тримесечието:
· до 15.04.20…….. г. - за І-во тримесечие
· до 15.07.20…….. г. - за ІІ-ро тримесечие
· до 15.10.20…….. г. - за ІІІ-то тримесечие
· до 15.12.20…….. г. – за ІV-то тримесечие
3. Членският внос се събира от членовете на съответната регионална секция като се попълва приходна ведомост за съответното тримесечие по образец /приложение /
4. 60 % от събрания членски внос се превеждат с вносна бележка по образец /приложение/.
5. 40 % от членския внос остават на разположение на регионалната секция и за тях се попълва Разходен касов ордер в 2 /два/ екземпляра за съответното тримесечие. Единият екземпляр се изпраща заедно с приходната ведомост и вносната бележка. Това решение се наложи от факта, че по-голяма част от секциите не изпращат отчети до края на календарната година, други изпращат документи, издадени на името на съда от който е рег.секция или само фискални бонове или билети. По този начин оставяме членовете на регионалните секции да изразходват средствата както те преценят, а счетоводно ние ще ги отчитаме директно като разход в отделна сметка. Периодично при посещение в регионалните секции от УС, КС или съответните отговорници по региони ще се правят проверки за рационалното изразходване на средствата. Това се налага от факта, че на общото събрание много членове се оплакаха, че не са им отпуснати средства за пътуване от рег.секция, макар че има такива.
|
ПРИХОДНА ВЕДОМОСТ НА РЕГИОНАЛНА СЕКЦИЯ при ……………….................. съд гр. ................ за ............... тримесечие на 2008 г. |
|||||||||
|
№ |
три имена |
ЕГН |
членува от |
|
|
|
|
|
подпис |
|
встъп. |
сума от предходни месеци |
месец І |
месец ІІ |
месец III |
|||||
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
17 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
18 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
19 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
общо: |
|
0.00 лв |
0.00 лв |
0.00 лв |
|
|||
|
|
СЪБРАНА СУМА |
0.00 лв |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
в т.ч. |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
встъпителни вноски |
|
0.00 лв |
|
|
|
|
|
|
|
|
членски внос |
|
0.00 лв |
|
|
Председател на РС: |
Касиер: |
||
|
|
вноска в централата на НССС |
|
0.00 лв |
|
|
|
|
|
|
|
|
40 % от събраната сума остатък за РС: |
|
0.00 лв |
|
|
|
|
|
|
П Р И Л О Ж Е Н И Я
ОБРАЗЕЦ ЗА ПОПЪЛВАНЕ
НА ВНОСНА БЕЛЕЖКА ЗА ЧЛЕНСКИ ВНОС
Номер на сметката на НССС:
IBAN: BG24 UNCR 7630 1039 2224 03
BIC: UNCRBGSF "Уни Кредит Банк" АД
БУЛСТАТ 1300485700
ДАН. НОМЕР 1234825565
ДО
УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА
НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ
ГР. СОФИЯ
М О Л Б А
от______________________________________________
ЕГН_______________тел._____________
УВАЖАЕМИ ГОСПОЖИ,
Моля, да бъда приет (а) за член на Националното сдружение на съдебните служители.
Работя като _____________________в_________________________________
___________________________________________гр.___________________________
В съдебната система имам трудов стаж от__________години (месеца).
Декларирам, че приемам Устава на НССС и отговарям на условията в чл. 27 на същия.
С УВАЖЕНИЕ:
_____________20….. г.
гр.________________
ДО
УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА
НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ
ГР. СОФИЯ
М О Л Б А
от______________________________________________
ЕГН_______________тел._____________
УВАЖАЕМИ ГОСПОЖИ,
Моля, членството ми да бъда прехвърлено в Регионална секция при ………………………………………………………………………………
В момента съм член на РС при ……………………………………
Работя като _____________________в_________________________________
___________________________________________гр.___________________________
С УВАЖЕНИЕ:
_____________20…….. г.
гр.________________
ДО
УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА
НАЦИОНАЛНО СДРУЖЕНИЕ НА СЪДЕБНИТЕ СЛУЖИТЕЛИ
ГР. СОФИЯ
М О Л Б А
от______________________________________________
ЕГН_______________тел._____________
УВАЖАЕМИ ГОСПОЖИ,
Моля, членството ми да бъда прекратено, като мотивите за това са …………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..……….
…………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………..
В момента съм член на РС при ……………………………………
С УВАЖЕНИЕ:
_____________20…….. г.
гр.________________
У К А З А Н И Я
за изготвяне на отчет на Регионална секция
През последното тримесечие на всяка календарна година регионалните секции следва да проведат отчетно събрание и изготвят отчет. При изготвяне на отчета председателите на РС трябва да засегнат следните въпроси:
1. Организационно състояние на регионалната секция – брой членове /новоприети и изключени/
2. Проведени събрания и други мероприятия в секцията
3. Финансов отчет
І. Начално салдо за отчетната година
ІІ. Постъпили средства
· от членски внос
· от встъпителни вноски
· други постъпления
ІІІ. Разходени средства
· преведен 60% от членския внос
· преведени встъпителни вноски
· други разходи в секцията /за транспорт, почерпки и т.н./
ІV. Салдо в края на отчетната година.
4. Препоръки и предложения
Отчетът трябва да бъде изготвен и изпратен до края на отчетната година.
А Д Р Е С
ЗА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ С НССС:
СОФИЯ 1000
П.К. 961
за НССС
ОФИС НА НССС:
СОФИЯ 1000
Ул. „Алабин” № 33, вх. А, ет. 3, ст. 336
Телефон/факс:
02 / 981 14 60
0878998650 - координатор
ЕЛЕКТРОННА ПОЩА:
nsss@abv.bg
nsss_koordinator@abv.bg
САЙТ НА НССС:
Преглеждания: 1552
